GoBD-konforme Kassen

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind elektronische Kassensysteme und digitale Buchführung ein zentraler Bestandteil des betrieblichen Alltags. Um sicherzustellen, dass diese Systeme den gesetzlichen Anforderungen genügen, wurden in Deutschland die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingeführt. Diese Grundsätze regeln die ordnungsgemäße Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und den Zugriff auf elektronische Daten und Dokumente. Für Unternehmen, die elektronische Kassensysteme verwenden, ist die Einhaltung der GoBD von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und steuerliche Risiken zu vermeiden.

Was sind die GoBD?

Die GoBD wurden von der deutschen Finanzverwaltung eingeführt und dienen als verbindliche Richtlinie für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten in elektronischer Form. Sie sind eine Weiterentwicklung der früheren Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Seit dem 1. Januar 2015 sind die GoBD für alle Unternehmen in Deutschland verbindlich.

• Ordnungsmäßige Buchführung: Die GoBD stellen sicher, dass alle Geschäftsvorfälle, die in elektronischen Kassensystemen erfasst werden, ordnungsgemäß und unveränderbar aufgezeichnet werden. Dies bedeutet, dass alle Daten vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden müssen.
• Unveränderbarkeit der Daten: Ein zentrales Element der GoBD ist die Unveränderbarkeit der erfassten Daten. Nachträgliche Änderungen oder Löschungen von Buchungen sind nicht zulässig. Korrekturen müssen durch Stornobuchungen oder entsprechende Korrekturbelege dokumentiert werden.
• Aufbewahrungspflicht: Elektronische Aufzeichnungen und zugehörige Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Während dieser Zeit müssen sie jederzeit lesbar und unverändert verfügbar sein, um sie im Falle einer steuerlichen Prüfung vorlegen zu können.
• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Die GoBD verlangen, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und prüfbar sind. Dies bedeutet, dass die Herkunft, der Inhalt und der Verlauf von Buchungen und Aufzeichnungen eindeutig erkennbar sein müssen.

Relevanz der GoBD für elektronische Kassensysteme

Für Unternehmen, die elektronische Kassensysteme verwenden, sind die GoBD besonders relevant. Die Kassensysteme müssen so gestaltet sein, dass sie die Anforderungen der GoBD erfüllen und die ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen sicherstellen.

• Erfassung von Geschäftsvorfällen: Jedes Kassensystem muss sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos und unveränderbar erfasst werden. Dies schließt Verkäufe, Stornierungen, Retouren und alle weiteren Transaktionen ein, die im Kassensystem durchgeführt werden.
• Datenexport: Die GoBD schreiben vor, dass steuerlich relevante Daten auf Verlangen der Finanzbehörden in einem maschinell auswertbaren Format exportiert werden müssen. Das Kassensystem muss daher in der Lage sein, diese Daten entsprechend den Anforderungen der Finanzverwaltung bereitzustellen.
• Protokollierung und Sicherheit: Elektronische Kassensysteme müssen alle Eingaben und Änderungen protokollieren, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Diese Protokolle dürfen nicht nachträglich verändert werden können und müssen sicher aufbewahrt werden.

Wichtige Anforderungen der GoBD im Überblick

Um die GoBD-konformität sicherzustellen, müssen elektronische Kassensysteme und die damit verbundenen Prozesse eine Reihe von Anforderungen erfüllen:

• Verfahrensdokumentation: Jedes Unternehmen muss eine Verfahrensdokumentation erstellen, die beschreibt, wie die Buchführungssysteme und Kassensysteme betrieben werden. Diese Dokumentation muss die eingesetzten Systeme, die Verantwortlichkeiten und die Kontrollverfahren detailliert beschreiben.
• Zeitnahe Buchführung: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Dies bedeutet, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich erfasst und in das Kassensystem eingegeben werden müssen. Nachträgliche Erfassungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig und müssen entsprechend dokumentiert werden.
• Sicherstellung der Lesbarkeit: Die gespeicherten Daten müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die eingesetzte Software über die gesamte Aufbewahrungszeit funktionsfähig bleibt oder die Daten in einem standardisierten Format exportiert werden können.
• Zugriff durch die Finanzbehörden: Die GoBD verlangen, dass die Finanzbehörden während einer Betriebsprüfung Zugriff auf die elektronischen Aufzeichnungen haben. Dies umfasst sowohl den unmittelbaren Zugriff auf die Daten im Kassensystem als auch die Möglichkeit, die Daten auf einem Datenträger zur Auswertung zu exportieren.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der GoBD

Die Nichteinhaltung der GoBD kann für Unternehmen erhebliche steuerliche Risiken mit sich bringen. Werden die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt, kann dies dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß ansieht. Dies kann schwerwiegende Folgen haben, wie die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörden und potenzielle Nachzahlungen oder Strafen.

Jari Vision: Ihre Lösung für GoBD-konforme Kassensysteme

Jari Vision bietet Kassensysteme, die den Anforderungen der GoBD vollständig entsprechen. Unsere Systeme sind darauf ausgelegt, die ordnungsgemäße Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung aller relevanten Daten sicherzustellen, sodass Sie jederzeit den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.

• Beratung und Implementierung: Unsere Experten beraten Sie umfassend zu den Anforderungen der GoBD und helfen Ihnen bei der Auswahl und Implementierung eines Kassensystems, das diesen Anforderungen gerecht wird.
• Schulung und Support: Wir bieten Ihnen Schulungen an, um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter mit den GoBD-Anforderungen vertraut sind und das Kassensystem entsprechend nutzen können. Unser Support-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Ihr System GoBD-konform bleibt.
• Regelmäßige Updates: Um sicherzustellen, dass Ihr Kassensystem immer den neuesten gesetzlichen Anforderungen entspricht, bieten wir regelmäßige Software-Updates an, die GoBD-relevante Änderungen berücksichtigen.

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Die GoBD stellen hohe Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung und Kassensysteme. Mit Jari Vision an Ihrer Seite können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen diese Anforderungen erfüllt und steuerliche Risiken minimiert. Unsere maßgeschneiderten Lösungen und umfassenden Serviceleistungen stellen sicher, dass Ihre Kassensysteme jederzeit GoBD-konform sind und Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.